很多人认为时间管理就是单纯地管理时间本身,但这其实是一个错误的认知。就像乔丹・科恩所说,时间管理和工作效率之间的差别好比节食和保持健康之间的关系,仅仅关注时间的分配和使用,不一定能带来高效。真正的时间管理应该是掌控自己的工作量,而不是盲目地在时间上做文章。如果不认真掌控自己的工作量,那么无论多么巧妙地管理时间,都可能无法达到预期的效果。比如,一位职场人士每天忙碌于各种任务,却没有对工作量进行合理的把控,结果可能是虽然花费了大量时间,但工作效率却不高。哈佛商学院的特蕾莎・阿玛贝尔也强调了这一点,她认为许多管理者承担了过多的工作任务,只有认真掌控工作量,才能让时间管理技巧真正发挥作用。
很多人陷入了一个误区,认为只要找到了正确的时间管理方法,就能够解决所有问题。然而,实际情况并非如此。正如科恩所说,有些方法在特定的情形或处境下可能发挥不了作用。我们不能仅仅依赖一种方法,而应该不断地尝试各种技巧。比如,设定指标来衡量一种方法是否有效,并且给它充分的时间来验证。同时,可以让老板和同事一起参与衡量,看看这种方法是否适合自己的工作环境。例如,有人尝试了每天上班的第一个半小时集中精力工作的方法,但发现这种方法并不适合自己,因为自己在这个时间段可能会被各种琐事打扰。
有些人认为,要实现时间管理的改变,就需要投入大量的时间。但阿玛贝尔认为,小小的改变也可以带来很大的不同。从一些小事做起,比如每天多出 20 - 30 分钟的反省思考时间,就是一种进步。然而,这也取决于个人的情况和对改变的迫切需求。比如,一位工作压力很大的人可能需要更彻底的改变,就像有人利用假期来审视自己的时间使用情况,尝试新的时间管理技巧。但这种方法比较极端,只有在极端境况下才有必要这样做。
很多人认为时间管理是自己的事情,与他人无关。但实际上,时间管理不仅仅是个人的责任,也与他人和公司内部流程密切相关。科恩指出,在职场中,所有人都期待你高效,因此你最好把这件份内事做好。然而,单凭一己之力很难实现时间管理。阿玛贝尔提到了莱斯利・珀娄的研究,揭示了在任何工作环境下都能进行一些细微调整,但这些调整也不容易。比如,公司战略不清晰、流程冗长等问题会影响个人的时间管理。因此,我们可以与高层领导进行交流,尝试在公司内部做出改变,重新设计工作完成的方式,重新考虑决策的拟定层级和方式等。